Auswahl einer umfassenden baubetrieblichen Softwarelösung in größeren Bauunternehmungen
Die Auswahl einer neuen Software ist für eine Bauunternehmung sicher alles andere als Tagesgeschäft – und das ist gut so. Schließlich will man mit einer einmal eingeführten Softwarelösung so lange wie möglich erfolgreich arbeiten und nicht alle paar Jahre den Anbieter wechseln. Also stellt sich die Frage, wie man bei der Softwareauswahl grundsätzlich am besten vorgehen soll.
Das Naheliegendste ist, dabei an eine Ausschreibung zu denken, denn so beschaffen Baufirmen schließlich auch Bauleistungen bei ihren Nachunternehmern. Und auch sie selbst kommen oft per Ausschreibungen an Aufträge. Das würde für die Softwareausschreibung bedeuten: die geforderte Leistung genau beschreiben (Lastenheft), eine vernünftige Anzahl von Anbietern zur Angebotsabgabe auffordern, einen Preisspiegel erstellen, die besten Anbieter einladen, deren Software anschauen und vergleichen, den Bestbieter auswählen, mit ihm einen Vertrag verhandeln und schließlich einen Auftrag erteilen. Scheint doch ganz einfach!
Geht es darum, für ein überschaubares Aufgabengebiet und für wenige Arbeitsplätze eine Software zu beschaffen, dann mag das zutreffen. Geht es aber um eine Unternehmenslösung für größere mittelständische Bauunternehmen, dann sind doch einige, nicht gerade triviale, Herausforderungen zu meistern.
Softwareausschreibungen sind schwierig und aufwändig
Das fängt damit an, dass es extrem schwierig ist, das Leistungssoll für eine umfassende baubetriebliche Softwarelösung zutreffend zu beschreiben. Man ist sich hoffentlich auch im Klaren darüber, dass mit den Anforderungen nicht der Ist-Zustand beschrieben werden darf, sondern der Sollzustand nach Einführung der neuen Software. Denn: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess,“ wie Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG, einst drastisch – aber zutreffend – formulierte.
Spätestens an dieser Stelle kommt häufig der Gedanke auf, sich fachmännische Unterstützung in Form eines Beratungsunternehmens einzuholen, das sich mit den Anforderungen von Bauunternehmen und mit möglichen Lösungen und den Prozessen und Tools für die Softwareauswahl bestens auskennt. Berater also, für die das Thema „Softwarebeschaffung“ der Regelfall ist und nicht die Ausnahmesituation.
Die klassische Softwareauswahl-Beratung wird in den meisten Fällen mit einer Aufnahme des bestehenden Software-Ökosystems beginnen. Sie wird bestehende Prozesse beschreiben und deren Optimierung antizipieren. Daran schließt sich meist eine Anforderungsanalyse an, die in einem ein sehr ausführlichen und umfangreichen Lastenheft mündet. Weitere Dokumenten (Systemanforderungen, Mengengerüst, gefordertes Preismodell, Terminplan, …) komplettieren die Ausschreibungsunterlagen.
Eine solche Ausschreibung ist nicht nur für das Bauunternehmen mit hohen Kosten verbunden. Auch dem Softwareanbieter bereitet es enormen Aufwand, die Unterlagen zu bearbeiten. Das gilt vor allem, wenn er dazu aufgefordert wird, aus dem Lastenheft des Anbieters ein Pflichtenheft zu erstellen, das die konkrete Umsetzung des Projekts durch das Softwarehaus beschreiben soll. Besonders aufwändig wird es, wenn ein erster Terminplan, ein individuelles Einführungskonzept, Aussagen zur Anbindung von Drittsystemen, zu Datenmigrationen, etc. gefordert werden. Aufwand, der aus der Sicht der Softwareunternehmen in der Planungsphase des Projekts – also nach Beauftragung – betrieben werden soll und nicht vor Vertragsabschluss. Zudem wird vom Anbieter meist verlangt, seine Angebotspreise in ein vom Ausschreiber vorgegebenes Preisraster zu pressen, auch wenn dies gar nicht seinem eigenen (Lizenz-)Preismodell entspricht.
Partnering bei der Softwareauswahl schlägt die Softwareausschreibung
Die alles entscheidenden Fragen sind nun: Gibt es überhaupt einen Anbieter, der die (einseitig erstellten Anforderungen) abdeckt? Werden von den möglichen Anbietern tatsächlich verschiedene Lösungsmöglichkeiten erarbeitet und werden deren Unterschiede bei der Vorgehensweise denn wirklich ersichtlich? Unterscheiden sich die Anbieter auf dem Niveau dieser Ausschreibung überhaupt oder liegen die Unterschiede in Details, die von der Ausschreibung gar nicht zutage gefördert werden? Sind die Angebotspreise wirklich vergleichbar?
Bei sehr komplexen oder einzigartigen Projekten kommt in der Baubranche zunehmend Partnering zum Einsatz. Der Auftraggeber, seine Planer und die Bauausführenden werden möglichst früh „in ein Boot gesetzt“. Gemeinsam wird eine transparente und verbindliche Kostenermittlung, Terminplanung, Baustelleneinrichtungs- und Logistikplanung durchgeführt. Die Kooperation und die Bündelung des Know-hows der Projektbeteiligten in dieser Pre-Construction-Phase sorgt für ein einheitliches Verständnis für das Projekt. Warum sollte Partnering nicht auch bei der Softwareauswahl zum Einsatz kommen?
Wir von der i2nom GmbH sind beispielsweise nach wenigen Kunden-Workshops dazu in der Lage, die Anbieter zu identifizieren, die grundsätzlich in der Lage sind, ein entsprechendes Softwareprojekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Der Markt von Anbietern umfassender Unternehmenslösungen ist ohnehin „sehr übersichtlich“, daher reichen wenige projektspezifische Merkmale aus, um das Anbieterfeld schnell auf einen oder zwei potenzielle Softwarehäuser auszudünnen, die für das Partnering infrage kommen. Mit dem Anbieter der Wahl und des Vertrauens schließt das Bauunternhemen einen Vertrag, erarbeitet gemeinsam mit dem Softwarehaus das Machbare und beschreibt die Art der Zusammenarbeit in einem Projekthandbuch.
Warum tun sich die Entscheider so schwer?
Wenngleich mit dem Partnering ein effizientes Verfahren für die Softwareauswahl existiert, tun sich Bauunternehmungen mit der Auswahl und Beauftragung großer Softwareprojekte häufig dennoch schwer. Woran liegt das?
Mehr denn je ist den handelnden Personen bewusst, dass die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ein erfolgskritisches Projekt darstellt. Aktuelle Beispiele in verschiedenen Branchen belegen es: Softwareprojekte können scheitern! (siehe z.B. SAP Einführung bei LIDL)
Neue Software einzuführen bedeutet für alle am Projekt beteiligten Personen eine Mehrbelastung. In Zeiten chronischer Ressourcenknappheit fällt es Bauunternehmen schwer, ein schlagkräftiges Projektteam zusammenzustellen, die notwendigen Mitarbeiter – zumindest teilweise – aus dem „daily business“ herauszulösen und den kompetenten internen Projektleiter zu identifizieren und für das Softwareprojekt freizustellen.
Der Einsatz einer neue Unternehmenssoftware fordert mehr, als die bestehende Software durch eine andere auszutauschen, die genau das tut, was die alte schon immer tat. Das führt zu mannigfachen Veränderungen. Und Menschen neigen grundsätzlich dazu, Veränderungen abzulehnen bzw. sie fürchten sich vor Veränderungen. Dass Change-Management erforderlich ist, um die notwendigen Veränderungen in den Griff zu bekommen hat sich herumgesprochen. Allerdings sind sind die Methoden des Change-Managements noch wenig etabliert. Nur wenige wissen, was es konkret heißt, konsequentes Change-Management zu betreiben. Mitarbeitern die Notwendigkeit von Changes zu vermitteln, sie abzuholen, eine Vision und Strategie zu kommunizieren, Quick-Wins aufzuzeigen und schließlich eine Firmenkultur zu schaffen, die „veränderungsfreundlich“ ist, das ist für die meisten Unternehmen leider noch kein gelebter Alltag.
Aber trotz des Wissens, dass Projekte scheitern können, obwohl Mehrbelastungen zu stemmen sind und trotz der Notwendigkeit eine Veränderungskultur zu schaffen, muss das Management Handlungsfähigkeit zeigen, wenn die Notwendigkeit besteht, eine neue baubetriebliche Softwarelösung einzuführen.
Die i2nom GmbH unterstützt Sie gerne beim Partnering im Softwareauswahlprozess, bei der Softwareeinführung oder auch beim Change-Management.
Begriffsdefinitionen:
Anforderungsanalyse: das Sammeln, Ermitteln, Identifizieren von Anforderungen, sowie deren Strukturierung, Abstimmung, Prüfung und Bewertung.
Lastenheft: beschreibt die Gesamtheit aller Anforderungen eines Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers und dient meist als Ausschreibungsunterlage.
Pflichtenheft: potenzielle Anbieter beschreiben darin, wie sie die Anforderungen des Auftraggebers konkret zu lösen gedenken.
Projekthandbuch: eine Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen