Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Anzeichen den Modernisierungsbedarf einer Softwarelösung erkennen lassen.
Eine neue Bausoftwarelösung wurde vor vielen Jahren angeschafft und eingeführt. Sie deckt ein breites Spektrum an Fachbereichen und deren Prozesse ab. Dafür wurden auch kundenspezifische Anpassungen durch den Hersteller durchgeführt und ein entsprechend hoher Aufwand an Customizing betrieben. Flächendeckende Anwenderschulungen wurden durchgeführt. Bis alles mehr oder weniger rund lief, vergingen viele Monate, wenn nicht Jahre. „Never touch a running system!“ – Nichts liegt näher als dieses Motto, denn der immense Zeitaufwand und hohe Implementierungskosten für ein Software-Projekt lassen die Geschäftsführung lange stillhalten, bevor eine funktionierende Softwarelösung wieder „auf den Prüfstand kommt“.
Allerdings gibt es himmelweite Unterschiede zwischen „gerade so funktionierender“ Software und perfekt auf die Belange eines Unternehmens abgestimmter Software. Es können Veränderungen der Anforderungen sein, die dazu geführt haben, dass eine einstmals adäquate Lösung nicht mehr passt. Man kann aus seiner bestehenden Software „herausgewachsen“ sein. Technologische Neuerungen schaffen zwischenzeitig Vorteile, die eventuell in der aktuell genutzten Software nicht zur Verfügung stehen. Die Gründe sind vielfältig, die es immer wieder erforderlich machen, die Devise „Never touch a running system!“ beiseitezuschieben und sich mit seiner unternehmensweiten Software kritisch auseinanderzusetzen.
Spätestens bei diesen Anzeichen sollten Ihre Alarmglocken läuten:
1. Geänderte Anforderungen
Ein Indiz für eine unzureichende Anforderungsabdeckung ist, dass Ihre Mitarbeiter für verschiedene Aufgabestellungen (in Eigeninitiative) nach geeigneter Anwendungssoftware (Insellösung) Ausschau halten.
Nach einer strategischen Neuausrichtung der Geschäftstätigkeit wäre es kein Wunder, wenn es nun Prozesse gibt, die einer Softwarelösung harren. Übernimmt beispielsweise die betriebseigene Werkstatt neuerdings auch Aufträge von Dritten, entstehen plötzlich komplett neue Anforderungen an das Werkstatt-Modul der Unternehmenssoftware.
Auch Veränderungen der Unternehmensstruktur sind häufig der Grund, dass die Software nicht mehr richtig passt. Schließlich müssen die neuen Strukturen konsequent in der ERP-Software abgebildet werden können.
Verwenden Ihre Mitarbeiter in nicht unerheblichem Maße Zeit darauf eigene Auswertungen, meist mit Excel, zu „basteln“, deutet es darauf hin, dass die bestehenden Werkzeuge nicht mehr ausreichen.
Wächst ein Betrieb oder verändern sich dessen Anforderungen – aus welchem Grund auch immer -, dann können die Funktionen der aktuell eingesetzten Software eventuell nicht mehr ausreichen und entsprechende Maßnahmen – bis hin zum Wechsel des Systems – erforderlich machen.
2. Fehlende Datenintegration
Ein untrügliches Anzeichen für fehlende Integration ist die Zunahme des Papierverbrauchs, ein übermäßiges Wachstum des internen E-Mailaufkommens und schlimmstenfalls eine Anhäufung von Post-its an den Bildschirmen. Denn all das kommt zum Einsatz, wenn der Informationsfluss aufgrund fehlender Softwareintegration gestört ist. Wenn die Daten der Bausoftwarelösung nicht durchgängig von einem Anwendungsbereich zum anderen gelangen und wenn es Medienbrüche innerhalb der Prozesse gibt, stimmt etwas mit dem integrierten Softwareeinsatz nicht. Müssen die Anwender Daten aus einem Programm exportieren und danach in eine andere Anwendung importieren, ist das ein ganz deutlicher Hinweis auf eine heterogene, wenig integrierte Softwarelandschaft.
3. Unvollständige Informationen
Sind Sie und Ihre Mitarbeiter regelmäßig schlecht informiert, dann kann das viele Gründe haben. Einer davon könnte in der bestehenden Software zu suchen sein. Im firmeninternen Softwaresystem fallen Unmengen an Daten an. Das heißt aber noch lange nicht, dass aus diesen Daten wertvolle Informationen abgeleitet werden können. Moderne Systeme sorgen dafür, dass die unterschiedlichen User ihre Informationen jeweils bedarfsgerecht bereitgestellt bekommen. Ist das in Ihrem Unternehmen nicht sichergestellt, dann wäre zu prüfen, ob die Software der Bremsklotz ist, der schnelle und umfassende Information behindert.
4. Mangelnde Mobilität
Mobilität hat in unserer schnelllebigen Arbeitswelt enorm Bedeutung gewonnen. Gerade im Bauunternehmen ist der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf relevante Daten und Informationen erfolgskritisch. Handlungsbedarf entsteht also definitiv, wenn die aktuell eingesetzte Software keine integrierten mobilen Applikationen bietet.
Programmen, die nicht zwischen dem Einsatz im Büro und dem Einsatz auf der Baustelle unterscheiden, sind nicht die Lösung. Denn diese präsentieren dem mobilen Nutzer eine Oberfläche, die für mobile Endgeräte ungeeignet ist: ein untrügliches Anzeichen für Modernisierungsbedarf! Zeitgemäße Bausoftware bietet den Zugriff auf die für die Baustelle wichtigen Daten von überall und zwar in einer für Smartphones und Tablets optimierten Oberfläche.
5. Veraltete Technologie
Die technische Entwicklung in der IT schreitet weiterhin schnell voran und die Digitalisierung aller Geschäftsabläufe, immer größere Datenmengen, Sicherheitsaspekte, Skalierbarkeit, etc. stellen große Herausforderungen an die Technologie.
Daher ist es unerlässlich sicherzustellen, dass die eingesetzte Software jeweils auf dem aktuellen technologischen Stand ist. Sich auf dem Status quo auszuruhen, bedeutet ganz schnell, in eine technologische Sackgasse zu geraten.
Ein Beispiel für eine nicht mehr zeitgemäße Technologie wäre eine umständliche Verbindung von mobilen Endgeräten zum Unternehmensserver per Virtual Private Network (VPN).
6. Unzufriedenheit der Anwender mit der bestehenden Lösung
Wenn vereinzelt Anwender Unzufriedenheit mit ihrer Anwendungssoftware bekunden, dann ist das sicher kein Grund, hektisch zu werden und die unternehmensweite Softwarelösung infrage zu stellen. Reißt die Kritik nicht ab und wird sie von einer größeren Anzahl von Mitarbeitern geäußert, dann sollte man sich dem stellen und überprüfen, woher genau die Unzufriedenheit kommt. Ist die Software überladen mit Funktionen, die nicht (mehr) gebraucht werden, fehlen stattdessen andere Features, ist die Bedienung umständlich oder das System zu langsam?
Können weder Schulungen, Softwareanpassungen noch die Optimierung des Customizings die Situation verbessern, dann kann ein Wechsel der Lösung die Ultima Ratio sein.
Auf jeden Fall zahlt sich ein permanenter Dialog mit den Anwendern über ihre Anwendungserfahrung und -zufriedenheit aus.
7. Vertrauensverlust in den bestehenden Anbieter
Hat sich die Erreichbarkeit und die Supportqualität Ihres Softwarepartners nachhaltig verschlechtert? Lassen die Betreuung und der Service insgesamt nach? Steht womöglich sogar die Abkündigung einer Produktline und damit deren Wartungsende im Raum? Bietet Ihr derzeitiger Lieferant innovative Nachfolgeprodukte für Ihre derzeitige Lösung oder ist das nicht zu erkennen? All das wären Gründe, sich mit dem Hersteller intensiver auseinanderzusetzen und ggfs. den Anbieter zu wechseln.
8. Sinkende Produktivität
Es kann viele Ursachen für einen Rückgang der Produktivität geben. Eine davon kann das Arbeiten mit der falschen Bausoftwarelösung sein. Ein unzureichendes System kann eine echte Produktivitätsbremse sein. Mit ineffizienten Prozessen kann ein empfindlicher Teil der Wertschöpfung „vernichtet“ werden. Also ist bei schlechten Produktivitätskennzahlen immer auch zu prüfen, welchen Anteil daran die eingesetzten Softwarewerkzeuge haben.
Was tun bei akutem Modernisierungsbedarf?
Wenn Sie eines oder mehrere dieser Anzeichen in Ihrem Unternehmen antreffen, sollten Sie eingehend prüfen, wie sie sich die Probleme beheben lassen. Und das sollten Sie nicht auf die lange Bank schieben. Es gibt sehr gute Gründe nicht direkt in ein neues Software-System zu investieren. Gerade für mittelständische Unternehmen bedeutet die Auswahl, die Anschaffung und die Einführung eines neuen Systems eine hohe Belastung hinsichtlich des Budgets, der Personalressourcen und des Managements. Natürlich ist der komplette Austausch der Lösung immer das letzte Mittel der Wahl. Dieser radikale Schritt kann sich jedoch in vielen Fällen lohnen. Bevor dieser Weg beschritten wird, sind jedoch weniger drastische Maßnahmen auf ihre Erfolgsaussichten zu beurteilen. Eventuell lassen sich die Probleme einer veralteten Software mit einem Upgrade beheben. Außerdem sollte immer auch der Ausbildungsstand der Mitarbeiter kritisch hinterfragt werden. Eventuell schafft die Investition in Schulungsmaßnahmen ja bereits Abhilfe. Die Performance der Infrastruktur kann man u.U. durch den Einsatz neuer Hardware oder durch den Wechsel in ein Rechenzentrum (Platform as a Service) verbessern.
Planen auch Sie eine Veränderung Ihrer ERP-Landschaft oder sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Lösung (noch) die richtige ist? Beides wären gute Gründe mit uns in Kontakt zu treten.